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不要忽視項目的文檔管理

發布時間:2016-09-15  點擊:356次

文檔管理的重要性

一直以來,有很多的人都在說文檔管理的重要性,最耳熟能詳的莫過於軟件項目中的人員變動以後後麵的人無法識別之前的代碼,或者識別的成本較高。事實情況是,就算人員不變動,時間長了,當時的編寫者也不會記得當時的思路是什麽,因為時間會消磨一些東西,另外每個人的想法和思維方式也在發生變化。

一個項目組織在進行一些想法的溝通時,由於個人知識結構的不同、所處的地位立場不同等原因也會導致對一個想法的最終實現方案的認知上存在差異,最終落實到方案上也會有所不同,通過一個書麵的文檔可以將每個人的認知形成一個統一的認知,減少不必要的溝通障礙。同時明確的文檔也可以給參與者更多思考的空間。

為了達到一個好的溝通交流方式,我們需要各式各樣的文檔,在現實的項目管理過程中也確實存在了大量的文檔,每個人都認為文檔是重要的,但是當真正文檔到來的時候又開始困擾了,會不自覺的有些厭煩和無從下手。做文檔的過程是辛苦的,更是麻煩的,原來幾句話的事情在有了文檔以後變得異常麻煩,需要對應好格式,需要不同人員的審核和認可,難免就會覺得麻煩;而在自己做完文檔以後發現可用性並不如想象中的那麽高,真正想要的文檔不知道到哪裏去找,不同的文檔說法不統一,等等諸如此類的問題讓使用者有點無從下手。

或許是印證了一句話,叫做事情做的沒有頭緒的時候就想到了管理,對於那些各式各樣的文檔同樣不會例外。在文檔管理的過程中,需要把握住一些重要的原則和方法,這樣可以讓我們的文檔真正達到我們預期的目的。


文檔模板的管理

麵對各類紛繁複雜的文檔,如果各式各樣,每個人一個風格,不論從美觀性和可讀性上都會有影響,所以在文檔管理中的過程中需要建議一套文檔的模板。

在建立文檔模板時,需要對一些格式進行要求,需要將一些基本的要素固化到文檔模板中,確保文檔需要的內容能夠在文檔中體現,例如文檔的頁眉頁腳、文檔變更曆史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。

在建立文檔時,要注意做好文檔的分類,各種分類有一個清晰的定義,使用者可以清楚地知道實際使用時要采用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文檔,需要在一個相對容易找到的文件夾目錄中存放模板,如果是使用信息係統方式進行模板管理,最好能夠在首頁進行一個連接,或者是讓使用者可以快速的搜索到。在建立分類時,需要含有一個共同類,或者叫做公用類,因為在實際的使用過程中總是會有一些新的類別出現,也會有一些無法進行分類的文檔,這個時候就可以通過共同類進行管理。

對於文檔模板的變更需要能夠做到及時告知使用者,並做好版本管理。


文檔目錄的管理

為了能夠在紛繁複雜的文檔中找到需要的文檔,需要在進行文檔管理時建立一套完整的文檔目錄體係,主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。

在進行文檔管理前,需要對不同的文檔建立一個分類,建議不同的分類可以便於文檔的查找,也可以針對不同的分類製定不同的管理要求。如果是文件夾方式管理,還需要分別不同的文件夾內容的安排以及權限的控製,因為文件夾管理的特殊性,需要注意其權限管理的簡潔化;如果是采用信息係統管理,需要注意類型的編碼體係的建立。一個好的文檔分類體係可以讓使用者方便地進行文檔的歸類和查找,文檔的分類在一些管理過程中還需要注意歸檔管理的需求。

對於文檔,需要建立一套索引機製,這裏之所以特別提出索引機製,是因為在日常的文檔使用中,會發現一些很多類似的文檔,或者類似的內容說明,由於不同的撰寫者會對一些基本的概念或者原則的說明會存在一些差異,這個時候就需要能夠有一個索引來明確什麽是最準確的,這一點在項目管理過程中特別重要,因為一個項目組往往會不時的發生一些變動,後來人麵對多個說法時很難知道什麽是對的,同時一些實際情況也會發生變動,一些說法也需要進行修正,而之前的一些文檔也無法進行更正,所以這個時候也需要有一個索引來明確正確的說法,這一點問題也可以通過文檔版本的管理加以改善。另外對於那些紛繁複雜的文檔,有些隻是事務性的,通過一個索引的方式,可以將一些重點的內容放在一個突出的位置,便於進行檢索和閱覽。

不論是文件夾方式還是信息係統方式,都需要注意對文檔的權限管理,特別是對一些歸檔的文檔,避免歸檔的文檔被不正確的修改或者刪除。


文檔的命名規範

各種文檔,如果名稱多樣,或者名稱含義模糊將會造成使用和交流上的不便,需要建立一套有效的命名規範體係。

對於文檔的名稱,首先需要名稱能夠容易識別,有些使用者不是很注意文檔的名稱,經常直接用文件的默認名稱,或者就是一個自己的姓名、項目的名稱等,其他的使用者很難識別是什麽類型的文檔。

在文檔的使用過程中,可以規定在文檔的某些部位必須放置文檔的類型或者某些其他關鍵字,例如將要求將文檔的類別放在文件名的頭部,對於月度性的文檔,規定頭部必須放某年某月,等等。

對於一些分不同版本的文檔,可以要求分不同的版本進行管理,文件名稱中注明版本號,對於終稿等一些標誌性的內容可以加一些特殊的標識,這樣可以明確其重要性和權威性。

這些方式將有助於文檔的文件名的整潔和清晰,使用者在查找時也較為方便。在進行文檔的交互調整過程中,也可以增加一些日期或者修改者的標識來進行傳遞,主要的目的在於能夠唯一識別一個文檔,減少互相溝通的障礙。


文檔的變更管理

文檔在使用過程中發生變更是很常見的現象,對於發生變更的文檔,需要通過手段加以約束,最常用的方法就是版本的管理,對於形成的文檔及時進行歸檔保存。

文檔發生變更時,需要能夠做到兩點:第一,文檔有清晰的變更記錄,主要是針對變化的部分,不能讓每個使用者在文檔發生變化後都需要把文件通篇讀一遍;第二,文檔的最終版本要能方便的閱覽,如果出現隻能看變更曆史才知道最終版本的話將大大提高使用成本。

在文檔發生變更時,需要能夠通過必要的途徑通知相關人,例如通過郵件通知或者公告通知的方式,避免新的文檔產生後還有大量的使用者使用舊的文檔,在實際操作環境中,ISO9000管理使用的簽字回收重要文檔的方式很值得借鑒,當然對一些電子文檔需要采用一些其他變通的方式來處理。


文檔的審核製度

很多文檔作為一種指導性文件,需要有一定的嚴肅性和權威性,因而對文檔進行必要的審核是必須的。

文檔的審核時機一般為文檔建立時和文檔發生變更時,對於文檔的適用範圍的變更也應該進行必要的審核。通過文檔的審核,可以檢查是否存在錯誤的事項或者一些不合理的事項,撰寫者和審核者所處的崗位不同、知識結構不同,對於一個文檔如何撰寫的角度和看法也會不同,在後續的審核過程中能夠很好的進行文檔的校正。同時,文檔的審核機製也可以明確各自崗位的責任。


小結

項目管理是一個負責的管理過程,需要方方麵麵的管理工作配合到位,文檔作為一種日常交流的重要依據和工作成果的總結顯得尤為重要,在文檔管理的過程中既要注意嚴肅性,又要能兼顧靈活性,要本著在達到正常的規範性的基礎上盡可能地方便使用者的使用和交流,提高使用效率。

文檔管理工作在其他的一些管理工作中同樣是一個重要的內容,很多大型企業都會有一個專門的檔案管理部門進行文檔的歸檔管理,這些都能充分體現文檔管理的重要性之所在。

 

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